Am 5. Juli 2023 tagte der Kreisausschuss für Digitalisierung und Organisation beim Landkreis Schaumburg das letzte Mal. Entsprechend umfangreich gestaltete sich die Sitzung am 5. August im Kreishaus. Zum Titel des Ausschusses passend, hatten sich vier Mitglieder, teilweise aus dem Urlaubsort, online zur Sitzung angemeldet. Der Tagesordnungspunkt vier befasste sich mit der Darstellung des Sachstandes zur Digitalisierung. Zur Erinnerung: 2017 trat das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG) in Kraft. Damit wurden alle Behörden verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch online zur Verfügung zu stellen. Auf allen Behördenebenen sollten 575 Maßnahmenbündel mit über 6.000 Dienstleistungen zur Verfügung gestellt werden. Aufgrund sehr unterschiedlicher Strukturen, unterschiedlicher Digitalisierungsstände sowie einer ebenfalls sehr unterschiedlichen IT-Infrastruktur, konnte dieses Ziel bundesweit nicht erreicht werden. Die Kreisverwaltung bietet derzeit etwa 70 Verwaltungsleitungen mit einer Vielzahl von Einzelmaßnahmen an und ist in vielen Bereichen bereits weiter, als andere Verwaltungen.
Online-Kfz-Zulassung ist möglich
Elena Könemann vom Digitalisierungsbüro stellte dar, dass beispielsweise die Zusammenarbeit mit dem Kraftfahrtbundesamt (KBA) zur digitalen Kfz-Zulassung, positiv entwickelt habe. Mehr als zwei Drittel der Zulassungsstellen im Land, mussten ihren Zugang zum KBA wieder abschalten – der Landkreis Schaumburg nicht. Seit 2023 ist es möglich, die im Gastrobereich notwenigen Infektionsschutzbelehrungen komplett online abzuhandeln. Über 700 Anträge seien bereits bearbeitet, berichtete Könemann. Ebenso sei die Bearbeitung von Anträgen zu Waffenbesitzkarten komplett digital möglich. Sehr ausführlich unterrichtete Bernhard Wenzel, Leiter des Bauordnungsamtes, die Politiker über den Stand der Digitalisierung bei der Bearbeitung von Bauanträgen. Seit Anfang 2024 ist es möglich, Bauanträge beim Landkries Schaumburg online einzureichen. Neben der Landkreisbehörde sind die Bauaufsichtsbehörden der Städte Bückeburg, Stadthagen und Rinteln an das Onlinesystem angeschlossen. Über 100 Vorgänge seien mittlerweile auf dem Weg eingegangen. Aufgrund fehlender Software sei es zurzeit jedoch nicht möglich, diese Anträge auch intern digital weiter zu bearbeiten.
Vorgangsbearbeitung bei Bauanträgen noch nicht als E-Akte
Die Daten müssten von den Sachbearbeitern in weitere Formulare übertragen werden. Danach sei eine Weiterbearbeitung, wie auch die Antwort an den Antragsteller wieder digital möglich, so Wenzel. Er hofft, dass das IT-Unternehmen die fehlende Software bis zum Jahresende liefere, womit dieser sogenannte „Medienbruch“ beseitigt würde. Bereits jetzt sei aber schon eine deutliche Verkürzung der Durchlaufzeiten in der Behörde feststellbar. Landrat Jörg Farr betonte den Ausschussmitgliedern gegenüber, dass die sogenannte „E-Akte“, also die medienbruchfreie Bearbeitung von Vorgängen, bereits in einer Reihe von Ämtern möglich sei. „Zufrieden sind wir aber erst, wenn die E-Akte überall da ist“, betonte der Landrat. Bis zum Jahr 2030 solle das erledigt sein. Am 24. Juli 2024 trat das Gesetz zur Änderung des OZG (OZG 2.0) in Kraft. Nils Köpper vom Digitalisierungsbüro gab den Zuhörern einen Überblick über die wesentlichen Änderungen und Ergänzungen und wies daraufhin, dass das Gesetz dieses mal keine Fristsetzung beeinhalte. Ziel sei es unter anderem, über eine bundeseinheitliche Anmeldung mit einem Konto auf alle Angebote zugreifen zu können. Ebenso werde auch in der Kreisverwaltung der Einsatz von künstlicher Intelligenz geprüft. Geplant ist dazu der versuchsweise Einsatz eines „Chatbot“ ab Herbst 2024. Dieser Chatbot soll dem Nutzer einen Frage-Antwort-Dialog mit dem System ermöglichen.
Arbeitstitel „Kreis.Punkt” für eine kommunale Kommunikationsplatform
Sehr interessiert verfolgten die Ausschussmitglieder auch den abschließenden Vortrag des Gründers der Community-Plattform „Lokalportal“, Sebastian Penthien. Nach einer kurzen Darstellung des heutigen Informations-Aufkommens in den sozialen Medien und der Gefahren von Desinformation sowie dem zunehmenden Einsatz von künstlicher Intelligenz, stellte er die Forderung „Lokale Kommunikation und Information muss kommunale Daseinsvorsorge werden“, in den Raum. Am Beispiel der Kommunikationsplattform „Stadt.Punkt“ der Kreisstadt Stadthagen, zeigte er auf, wie dieses Ziel erreicht werden könne. In einem nächsten Schritt könne ein „Kreis.Punkt“ Schaumburg als konsequente Weiterentwicklung dienen. Bei einer Vorstellung vor den Hauptverwaltungsbeamten der Kommunen im Juni dieses Jahres, zeigten sich diese sehr interessiert. Das galt auch für die Mitglieder des Ausschusses für Digitalisierung und Organisation. Landrat Jörg Farr betonte, dass er damit diese Idee in der Politik auf den Weg bringen wollte.